FUNCIONALIDADE PARA DEFINIR MARCADORES DO TIPO PASTA INTERNA OU PARA MONITORAMENTO
Permitir uma organização melhor do acervo de documentos e comunicação entre as unidades por meio da criação de marcadores personalizados, permitindo tanto o agrupamento de documentos por marca dentro de uma lotação (como se estivessem em pastas), como também o controle de prazos, mediante o registro de marcas com datas de alerta.
TIPOS DE MARCADORES:
Geral- Marcador disponível para uso por todos os usuários, marcando a via geral do documento. Aparece no quadro quantitativo e na mesa de quem está com alguma via ou volume do documento, exceto no caso de “Tarja direcionada” que aparece apenas no quadro quantitativo e na mesa da pessoa ou lotação que foi definida, estando ou não com o documento.
Local - Marcador disponível para uso apenas pela lotação que o criou, marcando a via geral do documento. Também aparece no quadro quantitativo e na mesa de quem está com alguma via ou volume do documento, exceto no caso de “Etiqueta direcionada” que aparece apenas no quadro quantitativo e na mesa da pessoa ou lotação que foi definida, estando ou não com o documento.
Geral Direcionado e Local direcionado podem ser excluídos pela respectiva Pessoa ou Lotação para onde foi direcionada.
Geral agendado e Local agendado - São exibidos no quadro quantitativo e na mesa de quem está com alguma via ou volume do documento apenas a partir da data definida pelo usuário.
Lista - Marcador disponível para uso apenas pela lotação que o criou, marcando a via/volume do documento. Destinado a agrupar documentos de interesse de uma pessoa ou lotação, independentemente da localização do documento. A lista aparece apenas para a pessoa ou lotação definida.
Marcador mutuamente exclusivo - Marcadores desse tipo são removidos automaticamente do documento, caso seja definido outro marcador do mesmo tipo para o documento.
Pasta - Marcador mutuamente exclusivo, disponível para uso apenas pela unidade que o criou. Pode ser definido apenas para os documentos que se encontram na lotação que o criou e é automaticamente excluído do documento caso seja tramitado para outra lotação.
Pasta padrão - Marcador do tipo pasta, de uso opcional pela unidade, que é atribuído ao documento automaticamente. Todo documento tramitado para a lotação da unidade é automaticamente inserido em uma Pasta Padrão, caso tenha sido criada pela unidade. Documentos excluídos de outra pasta também são automaticamente inseridos na Pasta Padrão.
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Descrição |
Agrupamento |
Exemplos de uso |
Geral |
Marcador que pode ser definido por qualquer pessoa e estará visível para quem receber o documento. |
Geral |
Lembrete |
Geral agendado |
Marcador que pode ser definido por qualquer pessoa e estará visível, a partir de uma data definida, para quem receber o documento. |
Geral |
Alerta |
Geral com prazos |
Marcador que pode ser definido por qualquer pessoa e estará visível, a partir de uma data definida, para quem receber o documento, contendo a informação sobre a proximidade de um prazo. |
Geral |
Alerta de prazo |
Geral direcionado |
Marcador que pode ser definido por qualquer pessoa e estará visível para uma lotação ou pessoa definida, independentemente da localização do documento. |
Geral |
Lembrete direcionado |
Geral agendado direcionado |
Marcador que pode ser definido por qualquer pessoa e estará visível, a partir de uma data definida, para uma lotação ou pessoa definida, independentemente da localização do documento. |
Geral |
Alerta direcionado |
Geral agendado mutuamente exclusivo |
Marcador, mutuamente exclusivo, que pode ser definido por qualquer pessoa e estará visível, a partir de uma data definida, para quem receber com o documento. Apenas um marcador desse tipo pode ser definido para um mesmo documento. |
Geral |
Prioridade Alta |
Pasta |
Organizar o acervo em andamento na minha lotação |
Pasta |
Aguardando publicação |
Pasta padrão |
Pasta atribuída automaticamente ao documento tramitado para a minha lotação. |
Pasta |
Triagem |
Local |
Marcador que pode ser definido por pessoa da minha lotação e estará visível para quem receber qualquer via do documento. |
Local |
Prioridade da TI |
Local agendado |
Marcador que pode ser definido por pessoa da minha lotação e estará visível, a partir de uma data definida, para quem receber o documento. |
Local |
Término contrato |
Local direcionado |
Marcador que pode ser definido por pessoa da minha lotação e estará visível para uma lotação ou pessoa definida, independentemente da localização do documento. |
Local |
Projeto XYZ |
Lista |
Marcador que pode ser definido por pessoa da minha lotação para agrupar documentos de interesse de Pessoa ou Lotação definida. |
Lista |
Acordos do SIGA |
Lista agendada |
Marcador que pode ser definido por pessoa da minha lotação para agrupar documentos de interesse de Pessoa ou Lotação definida, a partir de uma data definida. |
Lista |
Vigência encerrada |