SIGA - TRF2-GC-2021/00041

TRF2-GC-2021/00041

Workflow: Como criar um fluxo no módulo de workflow do SIGA

Esse conhecimento descreve o passo a passo para criar um fluxo bem simples no módulo de workflow do SIGA, utilizando recursos básicos do módulo.

Para maiores informações sobre as funcionalidades que o módulo oferece acesse os links abaixo:

- Documentação do módulo de workflow

- Video mostrando o funcionamento do módulo

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Para esse passo a passo, vamos utilizar o fluxo abaixo como exemplo:

Fluxo exemplo.png

1 – Entre no módulo de workflow (Menu / Módulos / Workflow):

1-menu workflow.png

2 – Selecione a opção Cadastro de diagramas (Ferramentas / Cadastro de diagramas):

3 – Será a apresentada a lista de diagramas que já foram criados. Clique no botão “Novo Diagrama”.

3-botao novo.png

4 – Preencha os dados básicos do diagrama.

4-dados diagrama.png

Nome: Denominação do diagrama; Descrição: Breve descrição do diagrama;

Acesso para editar: Define quem poderá realizar mudanças no diagrama. Já vem pré-defindo como todas as pessoas da lotação responsável pelo diagrama. Altere se necessário;

Acesso para iniciar: Define quem poderá iniciar a execução do fluxos baseados no diagrama. Já vem pré-definido como Público (qualquer pessoa). Altere se necessário;

Lotação responsável: Lotação da unidade responsável pelo diagrama; Pessoa Responsável: Lotação da pessoa responsável pelo diagrama.

5- Para fins de criação do novo diagrama no sistema, podemos ignorar os eventos de decisão, conforme abaixo e considerar somente as tarefas e setas remanescentes.

Fluxo revisado.png

No sistema, cada caixa do fluxo é representada por uma "tarefa" e cada seta é representata por um "desvio".

Então, nesse exemplo, a criação do diagrama se resume a criar as tarefas do fluxo e seus respectivos desvios, conforme identificação abaixo:

Tarefas e desvios.png

Tarefas: 1, 2, 3, 4, 5 e 6

Desvios: 1.1, 2.1, 2.2, 2.3, 3.1, 4.1, 5.1, 6.1

6 - Vamos iniciamente criar as 6 tarefas do fluxo. Para isso, basta clicar 6 vezes no botão de adicionar tarefa (+Tarefa) e depois preecher os respectivos títulos de cada uma, conforme abaixo:

6-Criar tarefa.png

Repare que o diagrama do fluxo que está sendo criado é exibido no lado direito. O sistema já insere automaticamente os eventos de Inicio de Fim. Não sendo definido um desvio para cada tarefa, o sistema automaticamente considera que a tarefa seguinte é a próxima da lista, o que vamos ajustar posteriormente.

7 - Para esse fluxo de exemplo, vamos trabalhar apenas com tarefas do tipo "Formulário", que representam uma tarefa a ser executada pelo usuário. Selecione então o tipo "Formulário" em todas as tarefas, preenchendo também a respectiva lotação responsável pela execução tarefa, conforme abaixo

7-Tipo tarefa.png

8 - Agora que todas as tarefas já foram criadas, vamos criar os respectivos desvios. Adicione 3 desvios na tarefa 2, utilizando o botão "+Desvio", informando os respectivos títulos e a tarefa de destino do desvio, conforme abaixo.

8-Desvios paralelos.png

Com isso foram criados os desvidos 2.1, 2.2 e 2.3 previstos no fluxo.

9 - Para finalizar, vamos inserir os desvios 3.1, 4.1 e 5.1 nas respectivas tarefas, conforme abaixo:

9-Outros Desvios.png

10 - Pronto, o diagrama do nosso fluxo de exemplo está finalizado. Não foi necessário criar os desvios 1.1 e 6.1, pois a próxima tarefa desses desvios já é a tarefa seguinte constante da lista de tarefas.

diagrama final.png

11 - Para iniciar a exeção de um fluxo previamente criado, entre no menu "Procedimentos/Iniciar" do módulo de workflow e clique no fluxo desejado.

Para iniciar um fluxo vinculado a um documento, digite o número do documento desejado. Caso o fluxo precise ser iniciado a paritr de uma tarefa diferente da primeira, selecione a tarefa desejada.

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Para esse exemplo, utilizamos apenas um tipo de tarefa (Formulário) e um tipo de responsável pela tarefa (Lotação), mas o sistema oferece diversas opções, conforme detalhamento abaixo:

Tipos de tarefas:

Tipo de tarefa	Descrição	Forma de avançar
Formulário	Aguarda o usuário realizar uma atividade	Após o usuário informar prosseguimento.
Decisão	Define a próxima tarefa a ser executada com base em regra pré-definida.	Automática, após aplicação da regra pelo sistema
Email	Envia um email para o destino previamente informado.	Automática, após envio do email pelo sistema
Executar	Tarefa de uso exclusivo da área de TI, visando a execução de rotinas programadas	Automática, após execução da rotina pelo sistema
Criar Doc	Cria automaticamente um novo documento com base no modelo de texto padrão definido (Preenchimento automático)	Após o critério definido na parametrização da tarefa
Principal: Incluir cópia	Junto uma copia de um documento existente no SIGA no documento principal	Automática, após a juntada realizada pelo sistema
Principal: Aguardar assinatura	Aguarda a assinatura do documento principal. Utilizada quando o fluxo é iniciado antes do documento vinculado ao mesmo estar assinado e o fluxo não deve avançãr antes da assinatura..	Após o usuário assinar o doc principal
Principal: Tramitar	Realiza a tramitação automática do documento principal para o destino definido.	Automática, após o registro da tramitação pelo sistema
Principal: Arquivar	Realiza o arquivamento do documento principal.	Automática, após o registro do arquivamento pelo sistema
Principal: Incluir documento	Aguardar a inclusão de um documento no documento principal (Juntada)	Após o usuário juntar o documento

Tipos de responsáveis:

Tipo de responsável	Descrição
Pessoa	Para quando a tarefa deve ser executada por uma pessoa pré-determinada (pessoa fixa)
Lotação	Para quando a tarefa deve ser executada por uma lotação pré-determinada (lotação fixa)
Tabelado
Procedimento: Titular	Quando a tarefa deve ser executada pela pessoa que iniciou o fluxo
Procedimento: Lotação do Titular	Quando a tarefa deve ser executada pela lotação da pessoa que iniciou o fluxo.
Principal: Cadastrante Principal: Lotação do Cadastrante Principal: Titular Principal: Lotação do Titular Principal: Subscritor Principal: Lotação do Subscritor Principal: Destinatário Principal: Lotação do Destinatário Principal: Gestor Principal: Lotação do Gestor Principal: Fiscal Técnico Principal: Lotação do Fiscal Técnico Principal: Fiscal Administrativo Principal: Lotação do Fiscal Administrativo Principal: Interessado Principal: Lotação do Interessado Principal: Interessado Principal: Lotação do Autorizador Principal: Interessado Principal: Lotação do Revisor Principal: Interessado Principal: Lotação do Liquidante	Define o responsável a partir das informações e perfis que constam do documento principal vinculado ao fluxo