PROCEDIMENTO A SER SEGUIDO PARA A FUNCIONALIDADE DE MARCADORES

FUNCIONALIDADE PARA DEFINIR MARCADORES DO TIPO PASTA INTERNA OU PARA MONITORAMENTO

Objetivo

            Permitir uma organização melhor do acervo de documentos e comunicação entre as unidades por meio da criação de marcadores personalizados, permitindo tanto o agrupamento de documentos por marca dentro de uma lotação (como se estivessem em pastas), como também o controle de prazos, mediante o registro de marcas com datas de alerta.

TIPOS DE MARCADORES:

Geral- Marcador disponível para uso por todos os usuários, marcando a via geral do documento. Aparece no quadro quantitativo e na mesa de quem está com alguma via ou volume do documento, exceto no caso de “Tarja direcionada” que aparece apenas no quadro quantitativo e na mesa da pessoa ou lotação que foi definida, estando ou não com o documento.

Local - Marcador disponível para uso apenas pela lotação que o criou, marcando a via geral do documento. Também aparece no quadro quantitativo e na mesa de quem está com alguma via ou volume do documento, exceto no caso de “Etiqueta direcionada” que aparece apenas no quadro quantitativo e na mesa da pessoa ou lotação que foi definida, estando ou não com o documento.

Geral Direcionado e Local direcionado podem ser excluídos pela respectiva Pessoa ou Lotação para onde foi direcionada.

Geral agendado e Local agendado - São exibidos no quadro quantitativo e na mesa de quem está com alguma via ou volume do documento apenas a partir da data definida pelo usuário.

Lista - Marcador disponível para uso apenas pela lotação que o criou, marcando a via/volume do documento. Destinado a agrupar documentos de interesse de uma pessoa ou lotação, independentemente da localização do documento. A lista aparece apenas para a pessoa ou lotação definida.

Marcador mutuamente exclusivo - Marcadores desse tipo são removidos automaticamente do documento, caso seja definido outro marcador do mesmo tipo para o documento. 

Pasta - Marcador mutuamente exclusivo, disponível para uso apenas pela unidade que o criou. Pode ser definido apenas para os documentos que se encontram na lotação que o criou e é automaticamente excluído do documento caso seja tramitado para outra lotação.

Pasta padrão - Marcador do tipo pasta, de uso opcional pela unidade, que é atribuído ao documento automaticamente. Todo documento tramitado para a lotação da unidade é automaticamente inserido em uma Pasta Padrão, caso tenha sido criada pela unidade. Documentos excluídos de outra pasta também são automaticamente inseridos na Pasta Padrão.

1 - Cadastro de Marcadores

No menu principal do SIGA, selecione o submenu Ferramentas e, em seguida, a opção “Cadastro de marcadores”

1. 1. Cadastramento de Marcadorestipo Pasta

1.1.1 Para criação de marcadores personalizados para agrupamento em pastas, preencha os campos com as Informações abaixo:

Parâmetros a serem informados para a criação do novo marcador (para uso como pasta):

Nome: Nome da pasta (a critério da lotação)

Descrição: Livre (a critério da lotação)

Ícone: Selecionar o ícone desejado, a critério da lotação

Cor: Selecionar a cor desejada, a critério da lotação

Grupo: Selecionar a opção desejada, a critério da lotação

Finalidade do marcador: Selecionar a opção Pasta ou Pasta padrão, a critério da lotação

1. 1.1.2 Após clicar em Ferramentas/Cadastros de Marcadores, o sistema exibirá a lista de marcadores já cadastrados. Clique em incluir para cadastrar novos marcadores

1. 1.1.3 Preencha os campos, a critério da lotação.
   1. 1.1.3.1 Defina um nome para o marcador e preencha o campo respectivo

1. 1. 1.1.3.2 No campo Ícone, escolha um símbolo para representar o seu marcador

1. 1. 1.1.3.3 Selecione uma cor para o seu marcador

1.1.3.4 Selecione um grupo para o marcador. O grupo define onde o marcador deve aparecer na Mesa Virtual

1.1.3.5 No campo “Finalidade do Marcador, selecione a opção “Pasta”

1.1.3.6 Após preenchidos todos os campos, clique em Ok para finalizar o cadastramento do marcador

1.1.3.7   Depois de criado, o marcador aparecerá na lista de marcadores com todo o detalhamento de seus campos.

1.2 – Operações que podem ser realizadas com o marcador cadastrado:

1.2.1 – para excluir ou editar o marcador, basta clicar nos ícones respectivos.

1.2.2 – A opção Histórico permite visualizar quando o marcador foi cadastrado, a matrícula do servidor responsável pelo cadastramento, bem como as demais características do marcador.

1.3 – Cadastramento de marcadores do tipo Etiqueta ou Lista

1.3.1 Realize o mesmo procedimento de preenchimento dos campos utilizado no Cadastramento de Marcadores tipo Pasta (subitem 1.1) para criação dos marcadores do tipo Etiqueta e do tipo Lista. Nesses casos, é necessário selecionar a opção correspondente no campo Finalidade do Marcador.

1.3.1.1 – Para o marcador do tipo Etiqueta, selecione a opção desejada entre:

a) Etiqueta

b) Etiqueta Agendada

c) Etiqueta Direcionada

1.3.1.2 – Para o marcador do tipo Lista, selecione a opção desejada entre:

a) Lista

b) Lista Agendada

2. - Atribuição de Marcadores em um documento

2.1 Para se atribuir um marcador a um documento, utilize a opção Definir Marcador .

1. 2.2 Ao clicar no ícone, será aberta uma outra janela para se atribuir o marcador desejado. Escolha o marcador, preencha os campos disponíveis e clique em gravar.

2. 2.1 Cada tipo de marcador pode ter campos diferentes a serem preenchidos, dependendo da sua finalidade.

2. 2.2 Os marcadores do tipo Tarja já virão pré-cadastrados no sistema, bastando selecionar o marcador desejado, conforme exemplos abaixo:

2.2. 3 Caso a lotação necessite de novos marcadores, basta criá-los, conforme exemplo do item “1.1 Cadastramento de marcadores tipo Pasta” para que apareçam na lista a ser apresentada

1. 2.3 Formas de cancelamento de atribuição de um marcador:
   1. 2.3.1 A primeira forma de cancelar a atribuição de um marcador é feita por meio da opção Desfazer marcação .

2.3.2 Caso a opção “Desfazer Marcação” não esteja disponível clique no ícone (excluir marcador) ao lado do marcador que se quer cancelar. Nesse caso, após o clique na lixeira e o recarregamento da tela de vias clique também no ícone   (atualizar marcas) ao lado do label Vias.

1. 2.4 Visualizando seu marcador no quadro quantitativo